Firmy z branży wyrobów kosmetycznych muszą sprostać wielu wymogom określanym przez normy Unii Europejskiej zawarte m.in. w przepisach dotyczących tzw. Dobrych Praktyk Wytwarzania (GMP - Good Manufacturing Practices). Ich działalność operacyjna podlega ścisłej kontroli, zwłaszcza w obszarze produkcji i jakości. Nowe regulacje, dynamiczne zmiany na rynku, presja konkurencyjna zwiększa konieczność wparcia działalności firm z branży kosmetycznej ze strony systemów informatycznych. Pozwalają one usprawnić zarządzanie złożonym środowiskiem organizacyjnym, który uwzględnia zmiany prawne, wytwórcze i rynkowe. „Dobry nos” do właściwych technologii IT może sprawić, że firmy zyskają nie tylko bezpieczeństwo, stabilność i kontrolę, ale również sprawne narzędzie usprawniające procesy podejmowania decyzji.
Surowe przepisy – dobre praktyki
W 2009 roku zostało opublikowane Rozporządzenie Parlamentu i Rady Europejskiej (WE) nr 1223/2009/WE, dotyczące produktów kosmetycznych, którego celem było zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i zdrowia. Wymagania związane z nowymi przepisami powinny być obowiązkowo stosowane przez wszystkie kraje Unii Europejskiej od 11 lipca 2013 roku. Uzgodniono, że produkt kosmetyczny, który spełnia wymagania europejskich norm zharmonizowanych, spełnia także wymogi prawa. Mimo, że wdrożenie norm jest dobrowolne, wielu producentów podjęło decyzję o ich wdrożeniu, ze względu na podniesienie standardów pracy i w konsekwencji lepszą pozycję konkurencyjną. Zbiór norm ujęto w ISO 22716 Cosmetics – Good Manufacturing Practices (GMP), które opisuje wymagania konieczne do spełnienia w różnych obszarach, dotyczących m.in. pomieszczeń, personelu, wyposażenia i co najważniejsze - produkcji.
Brak stosownych regulacji może skutkować narzuceniem na firmę sankcji egzekwowanych przez organy państwowe (w Polsce organem nadzoru jest Państwowa Inspekcja Sanitarna). Z punktu widzenia obszaru informatyki, oznacza to, że wdrażany system ma zapewniać pełną kontrolę produkcji na wszystkich jej etapach, począwszy od zaopatrzenia po ich wysyłkę. Proces wytwarzania produktów kosmetycznych musi zatem spełniać zasady Dobrej Praktyki Wytwórczej, której celem jest budowa systemu zapewnienia jakości gwarantującego utrzymanie najwyższych standardów.
System IT dla sektora kosmetycznego
Firmy z sektora kosmetycznego prowadząc proces identyfikacji dostawców systemu informatycznego, muszą zwrócić szczególną uwagę na dostosowanie systemu do wymagań prawa oraz zdolność adaptacji do procesów zachodzących w firmie kosmetycznej. Ważna jest kompleksowość rozwiązania obejmującego każdy element działania firmy i wsparcie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Istotnym wyzwaniem stojącym przed sektorem kosmetycznym jest potwierdzenie, że system informatyczny, sprzęt komputerowy i infrastruktura sieciowa nie generują błędów i przekłamań. Ma to na celu udokumentowanie zgodnie z zasadami Dobrej Praktyki Wytwarzani (GMP), że procedury, procesy, urządzenia, czynności i systemy rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników określonych w specyfikacjach funkcjonalnych, projektowych oraz wymagań użytkownika.
Jeżeli system IT nie zostanie poddany tzw. walidacji, to w myśl przepisów, nie jest on wiarygodnym źródłem informacji. Nie wiadomo bowiem np. czy jest w stanie sprawnie zarządzać systemem produkcyjnym. Wprawdzie może być on dalej używany, jednak równolegle musi być zastosowany standardowy system zapewnienia jakości. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia papierowej dokumentacji procedur, instrukcji, rejestrów sprzedaży czy zakupów.
Kompleksowe wsparcie biznesu
System informatyczny organizujący pracę firmy z sektora kosmetycznego musi koncentrować się na kluczowych obszarach jej działalności, takich jak produkcja, logistyka i magazynowanie. Należy zwrócić uwagę na systemy wspomagające zarządzanie klasy ERP, które stanowią już standard oraz systemy uzupełniające, które w decydujący sposób zwiększają możliwości szybkiego reagowania na zmiany oraz wydajność kluczowych procesów produkcyjnych. Mowa tu o rozwiązaniach, takich jak APS (Advanced Production Scheduling), wspomagające planowanie i harmonogramowanie produkcji oraz MES (Manufacturing Execution System), oprogramowanie pozwalające na automatyczne pobieranie danych z maszyn i przedstawianie ich w odpowiedniej formie, sprzyjającej podejmowaniu decyzji.
Dla przykładu, system QAD klasy ERP pomaga wyeliminować wszelkie potencjalne pomyłki, jakie mogą nastąpić w procesie produkcyjnym. Zapewnia on kontrolę jakości na każdym etapie produkcji. Aplikacja wspomagająca zarządzanie daje możliwość przydzielania praw dostępu do poszczególnych obszarów systemu, co dla przykładu oznacza, że pracownik nie może zwolnić surowca do produkcji bez wcześniejszego zatwierdzenia przez dział jakości. Umożliwia również zarządzanie statusami. W przypadku, gdy dana seria surowca ma status kwarantanna, system nie pozwoli na jej wykorzystanie do produkcji.
Biorąc pod uwagę konieczność spełnienia przez firmy kosmetyczne norm GMP, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aplikacji rozwiązania QAD. Duże znaczenie w obsłudze procesów ma rozwiązanie odpowiedzialne za śledzenie i kontrolę partii/serii produktów w pełnym procesie wytwórczym, począwszy od zaopatrzenia w surowce po ostateczną wysyłkę produktów gotowych. Oznacza to m.in. konieczność zarządzania wieloma seriami surowców, półproduktów, materiałów gotowych. W każdej chwili powinno być możliwe zidentyfikowanie z jakiej serii pochodzi dany produkt, kiedy został wytworzony, jakie surowce wchodzą w jego skład, od jakiego dostawcy, z jakiego dnia itd., czyli w skrócie cała historia.
Szczególne znaczenie ma również moduł obsługujący magazyny wysokiego składowania. Wspiera on proces magazynowania przy uwzględnieniu specyfiki procesu magazynowego charakterystycznego dla firmy kosmetycznej. Istotnym atutem rozwiązania jest zgodność z wymaganiami GMP. Moduł przechowuje informacje o wadze, wymiarach, opakowaniach i paletach. Automatycznie przydziela palety do lokalizacji magazynowych. Umożliwia użycie różnych algorytmów i dostosowywanie ich do potrzeb.
Poszczególne funkcjonalności systemu QAD pomagają spełniać restrykcyjne wymagania np. moduł Enterprise Asset Management dostarcza funkcjonalności związane z utrzymaniem ruchu, co wpisuje się w wymagania GMP dotyczące systematycznej konserwacji maszyn wykorzystywanych do produkcji kosmetyków.
Czynnik przewagi konkurencyjnej
Proces planowania produkcji w firmach z sektora kosmetycznego jest ogromnym wyzwaniem ze względu na jego złożoność oraz presję finansową, organizacyjną i rynkową. Przedsiębiorstwa, na podstawie swoich ograniczonych zasobów muszą zadeklarować klientom określenie terminu wykonania zlecenia. Ponieważ ciągłe obniżanie kosztów jest priorytetem, niezmiennie muszą optymalizować przebiegi oraz szybko reagować na wszelkie zmiany na rynku, związane ze zmiennością popytu, podaży czy kosztów surowców bądź parku maszynowego. Ważne jest również racjonalne dostosowanie personelu do realnych potrzeb, a także integracja planowania produkcji z zadaniami działu utrzymania ruchu.
W przypadku, gdy firma decyduje się na poprawę systemu planowania produkcji, okazuje się, że standardowe systemy ERP nie są w stanie sprostać wyzwaniu. Z pomocą przychodzą wówczas systemy APS do zaawansowanego harmonogramowania produkcji. Korzyści związane z jego wprowadzeniem są zauważalne praktycznie „od ręki”, ponieważ pozwalają wyeliminować koszty związanych z „ręcznym” układaniem planów i przestojami. Zwiększają elastyczność produkcji dając możliwość realizacji zleceń specjalnych. Wpływają również na lepszą obsługę klientów zapewniając szczegółową informację dla odbiorców na temat terminów. Zapewniają także pełne dostosowanie pracy personelu do faktycznych potrzeb. Dodatkowo wpływają na zmniejszenie produkcji w toku, minimalizację stanów magazynowych.
* * *
Sektor kosmetyczny podlega szeregom regulacji, których wypełnienie stanowi warunek konieczny działalności na rynku. Wymagania branżowe i prawne zmuszają przedsiębiorstwa do wprowadzania rozwiązań organizacyjnych i informatycznych, które pozwolą sprostać restrykcyjnym normom oraz zapewnią sprawność i oszczędność procesów. Budowa kompleksowego systemu informatycznego powinna opierać się na systemach uwzględniających specyfikę branży, posiadających „zaszytą” w systemie wiedzę i doświadczenia z licznych wdrożeń. Nawiązując do terminologii wziętej z perfumerii, firmy z sektora informatycznego powinny mieć również nos do technologii, ponieważ odpowiedni dobór składników systemu wpływa nie tylko na atmosferę pracy, ale wydajność produkcji, eliminację kosztów i konkretne wyniki firmy.